Uandishi wa kumbukumbu

Uandishi wa kumbukumbu za mkutano

Maana ya Kumbukumbu za Mkutano

1. Muhtasari wa mambo muhimu yaliyojadiliwa kwenye mkutano.
2. Hurahisisha utekelezaji wa maamuzi yaliyofikiwa.
3. Hutumika kama rejea kwa siku zijazo na vizazi vijavyo.

Mambo Muhimu ya Kujumuisha

1. Kichwa cha kumbukumbu

   • Huonesha mada ya mkutano, mahali uliofanyika na tarehe.

2. Mahudhurio

   • Orodha ya waliokuwepo na waliokosekana.

3. Agenda (Ajenda)

   • Mambo yaliyojadiliwa katika mkutano.
   • Kwa kila ajenda: muhtasari wa majadiliano na uamuzi (kubaliwa/kukataliwa).

4. Kufungua mkutano

   • Mwenyekiti hutaja muda wa kuanza na kutoa utangulizi mfupi.

5. Kusoma na kuthibitisha kumbukumbu

   • Kumbukumbu za mkutano uliopita husomwa na kuthibitishwa.
   • Mwenyekiti na katibu hutia saini.

6. Yatokanayo na kumbukumbu

   • Mambo yaliyoibuka kutokana na mkutano uliopita.
   • Utekelezaji wa maamuzi uliopita hujadiliwa.

7. Mengineyo

   • Mambo ya dharura au ya ziada yasiyo katika ajenda.

8. Kufunga mkutano

   • Muda wa kufunga hutajwa.
   • Mwenyekiti hufunga rasmi mkutano.
   • Katibu na mwenyekiti huthibitisha kwa saini.

Muundo wa Kumbukumbu za Mkutano

1. Kichwa
2. Mahudhurio
3. Agenda
4. Kufungua mkutano
5. Agenda maalum (mfano: uchaguzi wa kamati)
6. Mengineyo
7. Kufunga mkutano
8. Saini za mwenyekiti na katibu

Ufupisho wa habari

Maana ya Ufupisho

1. Kueleza kwa kifupi habari uliyoisoma au kuisikia kwa kutumia maneno yako.
2. Kutoa mawazo makuu bila kupoteza maana ya habari ya awali.

Umuhimu wa Ufupisho

1. Hutumika katika kuandaa ripoti na kumbukumbu.
2. Husaidia kudondoa hoja kutoka hotuba na mihadhara.
3. Huwezesha uandishi wa shajara au taarifa fupi za kila siku.
4. Hurahisisha usomaji na huokoa muda na fedha.

Aina za Ufupisho

1. Ufupisho wa kuchagua hoja muhimu kutoka kwenye habari.
2. Ufupisho wa kuelezea kwa maneno yako mwenyewe.
3. Ufupisho wa theluthi moja ya habari ya awali.

Kanuni za Kuandika Ufupisho

1. Soma habari yote kwa makini hadi uielewe.
2. Chagua taarifa na maneno muhimu tu.
3. Usipoteze maana ya habari ya awali.
4. Mawazo yawe katika mtiririko unaofuatana.
5. Tumia sentensi kamili, fupi na zenye mantiki.

Hatua za Kufanya Ufupisho

1. Soma habari yote mpaka uielewe.
2. Chagua taarifa na maneno maalum.
3. Linganisha na habari ya awali.
4. Andika muhtasari kwa mpangilio mzuri.
5. Hakiki usahihi wa ufupisho wako.