Kumbukumbu za kikao huwa na sehemu tatu muhimu:

1. Vipengele (Kichwa cha kumbukumbu)

Sehemu hii inajumuisha:

• Kichwa/Mada – Jina la kumbukumbu kama "Kumbukumbu za Kikao cha Viongozi"
• Walengwa wa kikao – Ni nani au ni kikundi gani kilichokutana
• Lengo la kikao – Kwa nini kikao kilifanyika
• Mahali – Pale ambapo kikao kilifanyika
• Tarehe – Siku ambayo kikao kilifanyika
• Muda – Wakati kikao kilianza na kukamilika

2. Mahudhuria (Wajumbe)

Sehemu hii ina orodha ya:

• Waliohudhuria – Watu waliohudhuria kikao
• Waalikwa – watu walioalikwa maalum kushiriki
• Maadhura – watu walioomba mshahara au kutoa sababu za kukosa
• Wasiohudhuria – Watu ambao hawakuhudhuria

3. Ajenda na madondoo

Hapa ndipo mambo muhimu ya kikao yanaandikwa. Kila dondoo lina:

• Namba ya dondoo – Kwa mfano 1.1, 2.1
• Kichwa cha dondoo – Kwa mfano "Kufungua kikao"
• Maelezo ya kina – Mambo yaliyojadiliwa na uamuzi uliofikiwa

Ajenda ya kikao huwa na madondoo ya kawaida yafuatayo:

1. Kufungua kikao
2. Kupitia kumbukumbu za kikao kilichopita
3. Yatokanayo na kumbukumbu za kikao kilichopita
4. Mambo ya kikao cha sasa
5. Mengineyo
6. Kufunga kikao

Wakati wa kuandika mambo yaliyojadiliwa, ni muhimu kutumia maneno maalum ya kuthibitisha uamuzi:

• ILIKUBALIWA – Kwa mambo yaliyokubaliwa na wajumbe
• ILIAMRIWA – Kwa maagizo yaliotolewa
• ILIJADILIWA – Kwa mambo yaliyochanganywa
• ILISHURIWA – Kwa ushauri uliotolewa
• ILIFAFANULIWA – Kwa maelezo yaliotolewa
• ILIPENDEKEZWA – Kwa mapendekezo yaliyotolewa

Mifano:

• "ILIAMRIWA kuwa mgawanyo wa majukumu utafanyika wiki ijayo"
• "ILIKUBALIWA kuwa kumbukumbu za kikao kilichopita ni sahihi"

Wakati wa kusikiliza hoja katika kikao:

1. Kusikiliza kwa makini – Shughulikia kila neno la mwandishi
2. Kurekodi kila hoja muhimu – Andika pointi muhimu haraka
3. Kutofautisha hoja kuu na ndogo – Panga kulingana na umuhimu
4. Kuelewa muktadha wa kikao – Jue ni kikao gani na kwa nini

Wakati wa kuandika kumbukumbu:

1. Tumia lugha rahisi na ya kueleweka – Epuka lugha ngumu
2. Andika sentensi kamili – Siyo vifupisho
3. Tumia wakati uliopita – Kwa mfano "Wajumbe walijadili..."
4. Panga kwa mpangilio – Fuata mpangilio wa ajenda

Hapa kuna mfano wa sehemu ya kumbukumbu:

KUMBUKUMBU ZA KIKAO CHA WANAFUNZI Shule ya Sekondari Igomba Tarehe: 05 Juni 2024

MAHUDHURIO

Waliohudhuria:

1. Maputo Mkarara – Mwenyekiti
2. Zuneka Nyasuma – Katibu
3. Mbolela Walwa – Mjumbe

Maadhura: Mpita Peter – kwa sababu ya ugonjwa

AJENDA

Dondoo Na. 1: Kufungua Kikao 1.1 Kikao kilifunguliwa saa 3:00 asubuhi na mwenyekiti kukaribisha wajumbe.

Dondoo Na. 2: Kupitia Kumbukumbu za Kikao Kilichopita 2.1 Kumbukumbu zilizokubaliwa kuwa sahihi.

Dondoo Na. 3: Mgawanyo wa Majukumu 3.1 ILIKUBALIWA kuwa mgawanyo wa majukumu utafanyika kulingana na uwezo wa kila mwanafunzi.

Dondoo Na. 4: Kufunga Kikao 4.1 Kikao kilifungwa saa 4:30 alasiri. Mwenyekiti alishukuru wajumbe kwa ushirikiano.

Zimeandaliwa na: Zuneka Nyasuma (Katibu) Zimehihibitishwa na: Maputo Mkarara (Mwenyekiti)

Mwandishi wa kumbukumbu (katibu) anatakiwa awe na sifa zifuatazo:

• Stadi ya kusikiliza vizuri – kukamata mawazo muhimu
• Stadi ya kuandika haraka – kurekodi haraka iwezekanavyo
• Uwelewa wa mada – kuelewa hoja zinazojadiliwa
• Utoaji wa priority – kujua hoja muhimu za kuandika
• Ufungamano – kuweka maelezo wazi na jina

Kusikiliza hoja na kuandika kumbukumbu ni stadi muhimu katika mawasiliano ya kazi na shule. Kumbukumbu nzuri huwezesha kutekeleza maamuzi ya kikao na kutoa marejeo sahihi baadaye. Kwa kujifunza namna ya kusikiliza kwa makini na kuandika kwa mpangilio sahihi, utaweza kuwa katibu mwenzao katika vikao vyovyote.

Katika maisha ya kila siku hapa Tanzania, utawahitaji ujuzi wa kusikiliza hoja na kuandika kumbukumbu katika vikao vingi. Kwa mfano, ukikua mwenyekiti au katibu wa kamati ya shule yako au jumuia ya wazazi, utahitaji kuandika kumbukumbu za mkutano wa wazazi ili kurejea maamuzi yaliyofikiwa kuhusu ada ya shule au ugawaji wa majukumu. Kumbukumbu hizi hukusaidia kufuatilia nini kilikubaliwa na kuhakikisha kwamba kila mtu anajua jukumu lake baada ya mkutano.